Vorming van een SSC voor ICT-, Facilitaire- en Inkoopdiensten bij het Albeda College

Het Albeda College biedt onderwijs aan circa 31.000 deelnemers en heeft in totaal 6.100 werkplekken, verdeeld over 60 locaties in de omgeving van Rotterdam. De organisatie van de ondersteunende diensten op het gebied van ICT, facilitaire zaken en inkoop omvat circa 300 fte’s. Het Albeda College heeft besloten deze ondersteunende diensten onder te brengen in een Shared Services Center (SSC). Doelen hiervan zijn dat er meer geld naar het onderwijs kan gaan en dat de professionaliteit van de ondersteunende diensten wordt verhoogd. Significant heeft het Albeda College hierbij ondersteund vanuit verscheidene managementlagen van het Albeda College en in verschillende projecten. Significant was betrokken van ontwerp tot en met de daadwerkelijke implementatie.

Wij zijn het project gestart met het opstellen van een blauwdruk voor de toekomstige dienstverlening van het SSC met als doel:

• Het SSC als uitvoerend orgaan ten opzichte van de onderwijsbranches en de beleidsbepalende stafdirecties nader te positioneren
• Een plan op te stellen voor de uitvoering van de facilitaire dienstverlening onder aansturing van het SSC
• Aan te geven wat de gevolgen van de veranderingen zijn voor de organisatie(wijze) van het SSC

Vanuit deze blauwdruk zijn meerdere deelprojecten opgesteld en in fasen uitgewerkt, te weten:

• Financiën
• Nulmeting
• HR en Organisatie
• Dienstverleningsconcept
• Inkoop

Vanuit Significant hebben wij het Albeda Collega met een adviesteam ondersteund. Verschillende adviseurs van Significant hebben dan ook in één of meer projecten een rol als programmamanager of projectleider gehad. Dit betekent advisering, maar ook ‘hands-on’ op locatie projecten tot uitvoering brengen en het begeleiden en coachen van de projectmedewerkers van het Albeda College. Daarnaast hebben wij als continue sparringpartner voor de directie van het SSC opgetreden.

De deelprojecten hebben geleid tot allerlei eindproducten zoals begrotingen volgens de NEN 2748-structuur, kengetallen over de huidige dienstverlening, een omvangrijk SSC-bedrijfsplan en beleidsnotities van de (gewenste) dienstverlening. Parallel is gewerkt aan bijvoorbeeld de nieuwe inkooporganisatie met de uitrol van een instrument voor e-ordering en het opzetten van een nieuwe facilitaire organisatie.

Het resultaat van de begeleiding tot op dit moment is een volmondig ‘JA’ van het College van Bestuur voor de voorgenomen veranderingen. De implementatie van deze veranderingen in de organisatie is inmiddels vergevorderd.