Outsourcing ICT-diensten en facilitaire diensten van de provincie Noord-Holland

Ondersteuning van business case outsourcing tot aan implementatie

De provincie Noord-Holland heeft een groot deel van haar ICT-diensten en facilitaire diensten uitbesteed. Doel is dat zij zich te kan concentreren op haar kerntaken. Significant heeft de provincie hierbij ondersteund vanaf het opstellen van de business case Outsourcing tot aan de implementatie van de uitbestede diensten.

"Outsourcing gaat wel over mensen"

De essentie van outsourcing is te begrijpen dat de uitbestedende organisatie streeft naar optimale efficientie van zijn bedrijfsvoering én een zorgzaam werkgever wil zijn. Dat schijnbare conflict oplossen: dat is de kunst.

J.P. (Jan-Pieter) Papenhuijzen, Partner

De ICT-diensten die de provincie wilde uitbesteden, bestonden uit het beheer van werkplekken, technische infrastructuur en telecomvoorzieningen, het technisch applicatiebeheer en het operationeel beheer van fysieke databases (circa 25 fte). Op facilitair gebied ging het om diensten als receptie, telefonie, bewonersservice, catering, huismeesters, mediaproducties (zoals druk- en printwerk) en post en logistiek (circa 60 fte).

In het outsourcingsproject hebben wij de provincie begeleid bij de overgang van personeel en lopende contracten naar de nieuwe contractanten. De outsourcing is uitgevoerd met de gestelde doelen uit de business case Outsourcing als uitgangspunt. Dit alles binnen de kaders van onder meer het ambtenarenrecht, het Sociaal Plan en de Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Parallel aan de outsourcing heeft een interne reorganisatie plaatsgevonden, waarin een nieuwe centrale Directie Middelen is opgericht. De regieorganisatie voor de uitbestede ICT- en facilitaire diensten heeft binnen deze directie zijn plek gekregen.

In dit outsourcingsproject zijn wij opgetreden als begeleider en adviseur voor het projectmanagement van de provincie. Vanuit die rol hebben wij onder meer geadviseerd over de aanbestedingsstrategie, hebben wij de regieorganisatie ontworpen en zijn wij ‘penvoerder’ geweest van alle aanbestedingsdocumenten waaronder Programma van Eisen, service-level agreements, betalingsregime en incentives.

Het resultaat van de outsourcing is dat er contracten zijn afgesloten en geïmplementeerd en dat voor het betreffende personeel een uitdagende nieuwe werkomgeving is gevonden. Er is een voor alle partijen transparante productencatalogus en bekostigingssystematiek ingevoerd. De prestaties van de gecontracteerde dienstverleners worden op basis van duidelijke KPI’s gemeten en gestuurd.

Dit outsourcingsproject van de provincie Noord-Holland is tijdens de uitreiking van de ICT Awards 2007 door het Ministerie van Economische Zaken bekroond met de Aanbesteding Award 2007. Als sterke punten van de outsourcing werden door de jury gewaardeerd:

Een vroegtijdige marktconsultatie om interesse van de markt en de voorgenomen vraagstelling te toetsen
De informatie-uitwisseling met de Vlaamse Gemeenschap/Regering te Brussel: het delen van ervaringen met hen binnen alle fasen van het proces
De borging van flexibiliteit om toekomstige ontwikkelingen rond open standaarden en ‘open-source’ te volgen
Het creëren van mogelijkheden voor het MKB door de opdeling van het geheel in percelen en het toestaan van gecombineerde aanbiedingen en onderaannemerschap.