De Universiteit Twente (UT) heeft de komende jaren te maken met aanzienlijke bezuinigingen. De bezuinigingen moeten en kunnen voor een belangrijk deel komen uit besparingen op de inkopen van de UT.
Samen met de afdeling Inkoop van de UT heeft Significant het inkoopbesparingsprogramma $AFE (Strong Agreement For Efficiency) opgezet. Dit programma realiseert kostenbesparingen zowel op korte termijn (via de ‘Fast track’) als op middellange termijn (via de ‘Solid track’). In de Fast track worden bijvoorbeeld de contractcondities met bestaande leveranciers heronderhandeld. In de Solid track worden Europese aanbestedingen uitgevoerd waarbij in de gunning expliciet wordt gestuurd op verlaging van de kostprijs.
Het gaat om besparingen op inkopen zowel in het primaire proces (bijvoorbeeld de aanschaf van een etsmachine of microscoop) als in de ondersteunende (bedrijfsvoerings)processen (zoals drukwerk, uitzendkrachten). Inkoopmedewerkers van de UT voeren het $AFE- programma uit, ondersteund door een team inkoopspecialisten van onze organisatie. Naast het realiseren van de beoogde besparingen werken we met de UT samen aan de professionalisering van de inkoopafdeling ‘on the job’. Significant helpt met het ontwikkelen van standaarden. Ook worden medewerkers bij een aanbesteding geholpen bij het opstellen van een goede inkoopstrategie en worden ze gecoacht hoe ze onderhandelingsgesprekken met leveranciers het beste kunnen aanpakken. Daarmee worden de financiële en kwalitatieve verbeteringen in inkoopresultaten verankerd in de UT-organisatie.
Daarnaast werken we aan het ‘bouwen van bruggen’ tussen de afdeling Inkoop en de Faculteiten van de UT. Dit verbetert en verstevigt de soms nog broze relaties. Faculteiten zijn nog niet gewend om ‘vanzelf’ de afdeling Inkoop in te schakelen. Men deed en doet haar inkopen liever zelf en ‘Inkoop’ wordt dan nog als een indringer en bemoeial gezien. Inkoop moet hier haar plek nog verdienen. Intensieve afstemming, ‘doen wat je zegt’ en terugkoppelen over de resultaten zijn daarbij elementen die misschien vanzelfsprekend lijken maar dat zeker niet zijn. Significant helpt om de organisatie hierin te bekwamen.
We benaderen deze opdracht als een verandervraagstuk waarbij we expliciet oog hebben voor de context van de organisatie en haar stakeholders. Enerzijds leeft nog onvoldoende het besef dat er geld bespaard moet worden, Faculteiten hebben het idee “dat het – met name in eigen Faculteit of Dienst – best goed gaat”. Anderzijds is het steeds nodig om de toegevoegde waarde van ‘Inkoop’ duidelijk te maken. Discussies over de WAT- en HOE–vraag (“wat wil ik kopen” versus “wat is mijn behoefte” én “hoe kan ik dat het snelst verkrijgen” versus “welke procedure ondersteunt hierin het best”) worden regelmatig gevoerd. Soms helpt verleiden daarbij, een andere keer is het ‘stevigheid tonen en vasthouden’. Dit is een proces dat tijd kost maar uiteindelijk zeker tot resultaat gaat leiden.
Het $AFE-programma is afgelopen april gestart en loopt door tot en met december 2011.
Voor meer informatie over ondersteuning bij inkoopbesparingsprogramma’s kunt u contact opnemen met Alex Buursema (alex.buursema@significant.nl).
